Einzugs- und Auszugsprotokoll: das Dokument, das Sie schützt

Es gibt einen Satz, den Friedensrichter jeden Monat hören: "Die Wohnung war tadellos, als er einzog, das versichere ich Ihnen." Er ist nichts wert. Wert hat ein datiertes, präzises, von beiden Parteien unterschriebenes Dokument. Ohne es ist der Fall verloren, bevor er verhandelt wird.

1. Warum dieses Dokument alles entscheidet

Das Prinzip ist einfach: Die Mietkaution ist nicht Ihr Geld. Sie ist ein gesperrter Betrag, der dem Mieter gehört, und sie fällt Ihnen nur zu, wenn Sie einen Schaden beweisen, für den er einsteht. Dieser Beweis ist kein Foto beim Auszug: Er ist der Vergleich zwischen Auszugs- und Einzugszustand.

Ohne ausführliches Einzugsprotokoll: Wie zeigen Sie, dass der Fleck auf dem Parkett nicht da war? Dass die Schranktür nicht schon gerissen war? Dass die Wand nicht schon durchbohrt war? Alle drei Regionen wenden dieselbe Regel an: Fehlt ein ausführliches Einzugsprotokoll, wird vermutet, dass der Mieter die Sache in dem Zustand erhalten hat, in dem er sie zurückgibt. Der Gegenbeweis bleibt möglich, aber Sie müssen ihn erbringen, und ohne Dokument überzeugt er selten. Wer nichts beweist, bekommt nichts.

Deshalb ist das Übergabeprotokoll in allen drei Regionen Pflicht: Brüssel, Wallonien und Flandern schreiben je in ihrem Text ein ausführliches, gemeinsames Protokoll auf gemeinsame Kosten vor. Keine Option, keine Vorsicht eines misstrauischen Vermieters: Gesetz.

2. "Gemeinsam": was das wirklich heißt

Gemeinsam heißt, dass beide Parteien es zusammen erstellen, oder dass sie einvernehmlich einen Sachverständigen damit beauftragen. Beide lesen es, beide dürfen es beanstanden, beide unterschreiben.

Ein Protokoll, das Sie allein verfassen und dem Mieter "zur Information" mailen, ist kein Protokoll. Es ist Ihre Meinung, und sie bindet nur Sie.

Zwei Wege:

• Einvernehmlich zwischen Ihnen und dem Mieter. Kostenlos, aber anspruchsvoll: methodisch sein, sich Zeit nehmen und auch die Mängel notieren, die Ihnen unangenehm sind.
• Durch einen einvernehmlich bestellten Sachverständigen. Er erstellt ein neutrales, technisches Dokument. Sein Honorar wird dann hälftig geteilt. Die vernünftige Wahl bei wertvollen, neuen oder vollsanierten Objekten (wo jede Abweichung auffällt) oder wenn die Chemie nicht stimmt. Jede Partei kann sich zudem von einem eigenen Sachverständigen begleiten lassen, den sie dann allein bezahlt.

Der Zeitpunkt. Die drei regionalen Texte öffnen dasselbe Zeitfenster: Das Protokoll wird erstellt, solange die Wohnung leer steht, oder im ersten Monat der Nutzung. Zögert oder verweigert die andere Partei, können Sie den Friedensrichter bitten, einen Sachverständigen zu bestellen; in Wallonien muss dieser Antrag binnen fünfzehn Tagen nach Ablauf dieses ersten Monats gestellt werden. Danach kann niemand mehr dazu gezwungen werden: Lassen Sie diesen Monat nicht verstreichen.

Danach. Das Protokoll wird dem Mietvertrag beigefügt und registriert, zusammen mit dem Vertrag oder später. Für eine Wohnung ist die Registrierung kostenlos und Sache des Vermieters; der Mietvertrag selbst muss binnen zwei Monaten nach Unterzeichnung registriert werden, online über MyRent (FÖD Finanzen). In Brüssel müssen Wohnungsmietverträge seit dem 1. Januar 2025 zusätzlich auf der regionalen Plattform Irisrent registriert werden. Mehr dazu in unserem Leitfaden zur Registrierung des Mietvertrags.

Während der Mietzeit. Werden an der Wohnung wesentliche Änderungen vorgenommen (neue Küche, entfernte Trennwand), kann jede Partei einen Nachtrag zum Protokoll verlangen, der auf dieselbe Weise erstellt wird.

3. Was hineingehört

Ein Protokoll, das "guter Allgemeinzustand" sagt, ist ein nutzloses Protokoll. Was schützt, ist das Detail.

Raum für Raum

Beschreiben Sie für jeden Raum jede Fläche und jedes Element: Böden, Wände, Decken, Sockelleisten, Türen und Klinken, Fenster, Rahmen, Rollläden, Heizkörper, Schalter und Steckdosen, Leuchten, Schränke, Arbeitsplatten, Sanitär, Fugen, Armaturen.

Und vor allem: präzise Sprache. "Kratzer von 4 cm am rechten Türpfosten, 1 m über dem Boden" ist unendlich viel mehr wert als "Tür beschädigt". Ein Jahr später weiß niemand mehr, was "beschädigt" hieß.

Datierte Fotos

Ein Foto je Feststellung, aus der Nähe, plus ein Übersichtsfoto je Raum. Sie müssen datiert und dem Dokument zugeordnet sein, nicht verstreut in einem Handy: Nummerieren Sie sie, verweisen Sie im Text auf ihre Nummer und fügen Sie sie als unterschriebene Anlage bei oder in einem gemeinsamen Ordner, von dem beide Parteien eine Kopie behalten. Genau hier holt ein einvernehmliches Protokoll ein Sachverständigengutachten am schnellsten ein.

Die Zählerstände

Strom (Tag- und Nachttarif, falls vorhanden), Gas, Wasser, und das Restheizöl im Tank, sofern einer da ist. Notieren Sie die Zählernummern, nicht nur die Stände, und fotografieren Sie jeden Zähler: Das erspart Ihnen Monate Streit mit einem Versorger. In Brüssel müssen Einzugs- und Auszugsprotokoll bei Einzelzählern übrigens die Zählerstände, die Zählernummern und die EAN-Codes (Wasser, Gas, Strom) enthalten.

Schlüssel und Ausstattung

Anzahl übergebener Schlüssel (Haustür, Briefkasten, Keller, Fahrradraum, Chip). Vorhandensein und Zustand der Rauchmelder. Datum der letzten Kesselwartung. Übergebene Anleitungen und Atteste.

Manche Plattformen für die Vermietung zwischen Privatleuten bauen diesen Schritt inzwischen ein: Auf Domilinko, einer belgischen Mietplattform ohne Vermittler, wird das Einzugs- und Auszugsprotokoll Raum für Raum erstellt, mit Fotos und Zählerständen. Welches Werkzeug auch immer, Papier oder App, die Regel bleibt dieselbe: ein ausführliches, datiertes Dokument, von beiden Parteien unterschrieben, von dem jede ein Exemplar behält.

4. Das Auszugsprotokoll: der Vergleich

Am Vertragsende wiederholen Sie die Übung, mit dem Einzugsdokument vor Augen, Raum für Raum, Zeile für Zeile. In Brüssel kann jede Partei ein gemeinsames Auszugsprotokoll auf geteilte Kosten verlangen, erstellt nach dem Auszug des Mieters und vor der Schlüsselrückgabe, spätestens innerhalb eines Monats nach dem Freiwerden der Wohnung; bei Uneinigkeit kann der Friedensrichter vor der Schlüsselrückgabe angerufen werden, um einen Sachverständigen zu bestellen. Eine Abweichung: notieren, fotografieren, wenn möglich beziffern.

Dann kommt die einzige echte Frage: normale Abnutzung oder Mieterschaden?

• Normale Abnutzung ergibt sich aus dem normalen Gebrauch und dem bloßen Zeitablauf. Sie geht zu Ihren Lasten, und Sie dürfen dafür nichts einbehalten. Matte Farbe nach sechs Jahren, vergilbte Badfuge, ein im Laufweg abgenutzter Teppich, eine patinierte Arbeitsplatte: Das ist das Leben einer bewohnten Wohnung.
• Mieterschaden ergibt sich aus Verschulden, Nachlässigkeit oder fehlender Pflege. Ein Loch in der Trennwand, gesprungene Fliesen, Schimmel durch fehlendes Lüften, ein Brandfleck auf der Spüle, eine aufgebrochene Tür: Dafür haftet der Mieter.

Die Grenze ist nicht immer scharf, und was sie verschiebt, ist die Zeit. Farbe hat eine Lebensdauer; nach acht Jahren Nutzung ist der Restwert gering, und selbst wenn der Mieter sie beschädigt hat, verlangen Sie keine neue Farbe: Sie ziehen einen Abschlag für Alter und Abnutzung ab. Wallonien veröffentlicht sogar ein indikatives Abnutzungsraster mit einer Referenzlebensdauer je Element. 100 % der Kosten eines Elements am Ende seiner Lebensdauer zu fordern, ist der sicherste Weg, vor dem Friedensrichter zu verlieren, und dabei auch den Teil der Akte zu verlieren, der solide war. Zur genauen Aufteilung der Arbeiten zwischen Vermieter und Mieter siehe unseren Leitfaden Reparaturen: Wer zahlt was?.

5. Die Freigabe der Kaution

Die Mietkaution wird meist auf einem gesperrten Konto auf den Namen des Mieters hinterlegt (Höchstbeträge und Formen unterscheiden sich zwischen den drei Regionen: siehe unseren Leitfaden zur Mietkaution). Sie wird nur mit schriftlichem Einverständnis beider Parteien oder durch Gerichtsentscheid freigegeben.

Mit anderen Worten: Ohne Einverständnis nehmen Sie nichts einseitig. Das macht das Auszugsgespräch entscheidend, und eine gut dokumentierte Akte unwiderlegbar.

Bleibt der Streit bestehen, ist der Friedensrichter des Belegenheitsortes zuständig. Vor jedem Prozess können Sie ihn mit einem einfachen Brief um eine Schlichtung bitten, die kostenlos ist; viele Konflikte werden dort gelöst. Wenige zugunsten dessen, der kein Dokument hat.

Compatri vermietet keine Wohnungen und greift nicht in Ihren Mietvertrag ein: Dieser Leitfaden hilft Ihnen, Ihre Rechte zu verstehen und die richtigen Ansprechpartner zu finden. Fristen, Höchstbeträge der Kaution und Freigabemodalitäten unterscheiden sich zwischen Brüssel, Wallonien und Flandern: Prüfen Sie die geltende Regel bei der offiziellen Quelle Ihrer Region.

Offizielle Quellen

• Brüssel: l'état des lieux : Fristen, Sachverständiger, Nachtrag und Auszugsprotokoll in der Region Brüssel (auf Französisch).
• Flandern: het sluiten van de huurovereenkomst : das Protokoll und seine Registrierung in Flandern (auf Niederländisch).
• Wallonien: l'état des lieux d'entrée : die wallonischen Regeln, auf dem Portal des SPW Logement (auf Französisch).
• FÖD Finanzen: Mietvertrag registrieren : Frist, Kostenfreiheit und Registrierung des Protokolls über MyRent.
• Brüssel: enregistrement du bail d'habitation : die regionale Plattform Irisrent, seit 2025 (auf Französisch).
• Friedensgericht : das für jeden Mietstreit zuständige Gericht, und die Schlichtung.