L'état des lieux d'entrée et de sortie : la pièce qui vous protège

Il y a une phrase que les juges de paix entendent tous les mois : « Le logement était impeccable quand il est entré, je vous assure. » Elle ne vaut rien. Ce qui vaut, c'est un document daté, précis, signé par les deux parties. Sans lui, la partie est perdue avant d'être jouée.

1. Pourquoi ce document décide de tout

Le principe est simple : la garantie locative n'est pas votre argent. C'est une somme bloquée, qui appartient au locataire, et qui ne vous revient que si vous prouvez un dommage dont il répond. Cette preuve, ce n'est pas une photo prise à la sortie : c'est la comparaison entre l'état de sortie et l'état d'entrée.

Sans état des lieux d'entrée détaillé, comment démontrer que la tache sur le parquet n'y était pas ? Que la porte du placard n'était pas déjà fendue ? Que le mur n'était pas déjà percé ? Les trois Régions posent la même règle : à défaut d'état des lieux d'entrée détaillé, le locataire est présumé avoir reçu le bien dans l'état où il le rend. La preuve contraire reste possible, mais c'est à vous de l'apporter, et sans document elle convainc rarement. Vous ne prouvez rien, vous n'obtenez rien.

C'est pourquoi l'état des lieux est obligatoire dans les trois Régions : Bruxelles, la Wallonie et la Flandre imposent chacune, dans leur texte propre, un état des lieux détaillé, contradictoire et dressé à frais communs. Ce n'est pas une option, ce n'est pas une prudence de propriétaire méfiant : c'est la loi.

2. « Contradictoire » : ce que ça veut vraiment dire

Contradictoire signifie que les deux parties l'établissent ensemble, ou qu'elles désignent d'un commun accord un expert pour le faire. Les deux le lisent, les deux peuvent le contester, les deux le signent.

Un état des lieux rédigé par vous seul, envoyé par mail au locataire « pour information », n'est pas un état des lieux. C'est votre opinion, et elle n'engage que vous.

Deux formules :

• Amiable, entre vous et le locataire. Gratuit, mais exigeant : il faut être méthodique, prendre le temps, et accepter de noter aussi les défauts qui vous embarrassent.
• Par un expert désigné d'un commun accord. Il rédige un document neutre et technique. Ses honoraires sont alors partagés par moitié entre les parties. C'est le choix raisonnable pour un bien de valeur, un bien neuf ou entièrement rénové (où le moindre écart se verra), ou quand le courant ne passe pas. Chaque partie peut aussi se faire accompagner de son propre expert, qu'elle paie alors seule.

Le moment. Les trois textes régionaux ouvrent la même fenêtre : l'état des lieux se dresse pendant que le logement est inoccupé, ou au cours du premier mois d'occupation. Si l'autre partie traîne ou refuse, vous pouvez demander au juge de paix de désigner un expert ; en Wallonie, la requête doit être introduite dans les quinze jours qui suivent l'expiration de ce premier mois. Passé ce délai, plus personne ne peut être contraint de le faire : ne laissez pas filer ce mois.

Ensuite. L'état des lieux est annexé au bail et enregistré, avec le bail ou plus tard. Pour un logement, l'enregistrement est gratuit et incombe au bailleur ; le bail lui-même doit être enregistré dans les deux mois de sa signature, en ligne via MyRent (SPF Finances). À Bruxelles, les baux d'habitation doivent en outre être enregistrés, depuis le 1er janvier 2025, sur la plateforme régionale Irisrent. Le détail est dans notre guide enregistrement du bail.

En cours de bail. Si des modifications importantes sont apportées au logement (cuisine refaite, cloison abattue), chaque partie peut exiger un avenant à l'état des lieux, établi de la même manière.

3. Ce qu'il doit contenir

Un état des lieux qui dit « bon état général » est un état des lieux inutile. Ce qui protège, c'est le détail.

Pièce par pièce

Pour chaque pièce, décrivez chaque surface et chaque élément : sols, murs, plafonds, plinthes, portes et poignées, fenêtres, châssis, volets, radiateurs, interrupteurs et prises, luminaires, placards, plans de travail, sanitaires, joints, robinetterie.

Et surtout : soyez précis dans le vocabulaire. « Rayure de 4 cm sur le montant droit de la porte, à 1 m du sol » vaut infiniment mieux que « porte abîmée ». Un an plus tard, personne ne se souviendra de ce que « abîmée » voulait dire.

Les photos datées

Une photo par constat, prise de près, et une photo d'ensemble par pièce. Elles doivent être datées et rattachées au document, pas dispersées dans un téléphone : numérotez-les, renvoyez à leur numéro dans le texte, et joignez-les en annexe signée ou dans un dossier partagé dont les deux parties gardent une copie. C'est le point sur lequel un état des lieux amiable rattrape le plus vite un rapport d'expert.

Les relevés de compteurs

Électricité (jour et nuit s'il y a lieu), gaz, eau, et le mazout restant dans la citerne, s'il y en a une. Notez les numéros des compteurs, pas seulement les index, et photographiez chaque cadran : c'est ce qui évite des mois de bataille avec un fournisseur. À Bruxelles, lorsque le logement dispose de compteurs individuels, les états des lieux d'entrée et de sortie doivent d'ailleurs reprendre les index, les numéros de compteurs et les codes EAN (eau, gaz, électricité).

Les clés et les équipements

Nombre de clés remises (porte d'entrée, boîte aux lettres, cave, local vélos, badge). Présence et état des détecteurs de fumée. Date du dernier entretien de la chaudière. Notices et attestations remises.

Certains sites de location entre particuliers intègrent désormais cette étape : sur Domilinko, plateforme belge de location sans intermédiaire, l'état des lieux d'entrée et de sortie se fait pièce par pièce, photos et relevés de compteurs à l'appui. Quel que soit l'outil, papier ou application, la règle ne change pas : un document détaillé, daté, signé par les deux parties, dont chacune garde un exemplaire.

4. L'état des lieux de sortie : la comparaison

À la fin du bail, on refait le même exercice, avec le document d'entrée sous les yeux, pièce par pièce, ligne par ligne. À Bruxelles, chaque partie peut exiger un état des lieux de sortie contradictoire, à frais partagés, dressé après le départ du locataire et avant la remise des clés, au plus tard dans le mois qui suit la libération des lieux ; en cas de désaccord, le juge de paix peut être saisi avant la remise des clés pour désigner un expert. Un écart : on le note, on le photographie, on le chiffre si possible.

Puis vient la seule vraie question : usure normale, ou dégradation locative ?

• L'usure normale (la vétusté) est ce qui résulte de l'usage normal du bien et du simple passage du temps. Elle est à votre charge, et vous ne pouvez rien retenir pour elle. Une peinture ternie après six ans, un joint de baignoire jauni, une moquette usée dans le passage, un plan de travail patiné : c'est la vie d'un logement habité.
• La dégradation locative est ce qui résulte d'une faute, d'une négligence ou d'un défaut d'entretien. Un trou dans la cloison, un carrelage cassé, une moisissure due à un défaut d'aération, un brûlage sur l'évier, une porte forcée : cela, le locataire en répond.

La frontière n'est pas toujours nette, et le facteur qui la déplace, c'est le temps. Une peinture a une durée de vie ; après huit ans d'occupation, sa valeur résiduelle est faible, et même si le locataire l'a effectivement dégradée, on ne lui réclame pas une peinture neuve : on applique une décote de vétusté. La Wallonie publie d'ailleurs une grille indicative de vétusté, qui donne une durée de vie de référence par élément. Réclamer 100 % du coût d'un élément en fin de vie est le meilleur moyen de perdre devant le juge de paix, et de perdre aussi la partie du dossier qui était solide. Pour la répartition détaillée des travaux entre bailleur et locataire, voir notre guide réparations locatives : qui paie quoi ?.

5. La libération de la garantie

La garantie locative est le plus souvent constituée sur un compte bloqué au nom du locataire (les montants maximaux et les formules diffèrent entre les trois Régions : voir notre guide garantie locative). Elle ne se libère qu'avec l'accord écrit des deux parties, ou sur décision de justice.

Autrement dit : sans accord, vous ne prenez rien unilatéralement. Ce qui rend le dialogue de sortie décisif, et un dossier bien documenté, imparable.

En cas de désaccord persistant, l'instance compétente est le juge de paix du lieu où se situe l'immeuble. Avant tout procès, vous pouvez lui demander par simple lettre une conciliation, gratuite ; beaucoup de conflits s'y règlent. Peu se règlent au profit de celui qui n'a pas de document.

Compatri ne loue pas de logements et n'intervient pas dans votre bail : ce guide vous aide à comprendre vos droits et à trouver les bons interlocuteurs. Les délais, les montants maximaux de la garantie locative et les modalités de sa libération diffèrent entre Bruxelles, la Wallonie et la Flandre : vérifiez la règle en vigueur auprès de la source officielle de votre Région.

Sources officielles

• Bruxelles : l'état des lieux : délais, expert, avenant et état des lieux de sortie en Région bruxelloise.
• Wallonie : l'état des lieux d'entrée : les règles wallonnes, sur le portail du SPW Logement.
• Flandre : het sluiten van de huurovereenkomst : la plaatsbeschrijving et son enregistrement en Flandre (en néerlandais).
• SPF Finances : enregistrer un contrat de bail : délai, gratuité et enregistrement de l'état des lieux via MyRent.
• Bruxelles : enregistrement du bail d'habitation : la plateforme régionale Irisrent, depuis 2025.
• Justice de paix : le juge compétent pour tout litige de bail, et la conciliation.